「会議情報入力」画面における入力についてのお願い（入力内容の請求書等への反映について）（令和6年4月5日更新）

　日頃より、一橋講堂のご利用をいただきありがとうございます。

　昨今、請求書発行後に宛名を修正してほしいという事案が頻繁に起きております。一橋講堂管理室では、申請入力内容をよく理解したうえで入力いただくことにより、「請求書発行後の宛名修正」を無くしたいと考えておりますので、ご理解とご協力をお願いいたします。

　ご理解いただきたいのは次の点です。
　　「利用承認書」、「見積書」及び「請求書」の宛名はご予約担当者が入力した内容がそのまま反映されますので、申請時にそのことを十分に意識して入力するようお願いいたします。
　　「利用承認書の宛名」「見積書の宛名」「請求書の宛名」と入力内容との関係は次のとおりです。
　　（１）利用承認書、見積書の宛名
　　　　　入力項目「利用責任者関係」における氏名、組織名、部署名及び役職名
　　（２）請求書の宛名
　　　　　入力項目「請求書宛名関係」における組織名、部署名、役職名及び氏名
　なお、「利用責任者関係」の氏名と「請求書宛名関係」の氏名は同一であることが原則です。やむを得ない事情により氏名が同一でない場合には、「利用責任者関係」の入力内容と「請求書宛名関係」の入力内容に第三者が見て取れる関係性が必要です。

　原則的に「利用責任者」との関係性が見られない相手には請求書の発行はできませんので氏名が同一でなく、関係性も見られない場合には、入力内容を修正していただくことがあり、場合によっては適用料金に影響する場合がございます。入力内容でやむを得ない事情によりお困りの点がございましたら、あらかじめ一橋講堂２階利用案内窓口にお問い合わせください。

　また、会議室予約システムでは、ご利用日までは、入力内容の修正が可能です。都合により、請求書の宛名を入力時から変更したい場合には、一橋講堂２階利用案内窓口にお問い合わせの上、修正していただけますようお願いいたします。これまではご利用日を過ぎてからも「利用承認書」「請求書」の宛名変更について申し出に応じてまいりましたが、今後はお受けできかねますのでご理解とご協力をお願いいたします。