国立大学法人一橋大学個人情報開示、訂正及び利用停止に係る手続に関する規則

平成17年3月2日
規則第39号

改正

平成20年7月31日

平成22年4月1日

  

平成23年4月1日

平成24年7月9日

  

平成28年6月8日

令和元年9月19日

  

令和2年10月1日

令和4年4月1日

  

令和5年2月1日

  


目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 開示、訂正及び利用停止
第1節 開示(第4条―第11条)
第2節 訂正(第12条―第17条)
第3節 利用停止(第18条―第21条)
第3章 審査請求(第22条)
第4章 その他(第23条―第25条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規則は、国立大学法人一橋大学個人情報保護規則(令和4年規則第45号)第56条及び国立大学法人一橋大学特定個人情報保護規則(令和4年規則第46号)第42条の規定に基づき、国立大学法人一橋大学(以下「本学」という。)における保有個人情報の開示、訂正及び利用停止の請求に係る取扱いについて、必要な事項を定める。
(法令との関係)
第2条 この規則に定めのない事項については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)その他関係法令に定めるところによる。
(定義)
第3条 この規則における用語の定義は、次の各号の定めるところによる。
 「個人情報」とは、法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
 「特定個人情報」とは、番号法第2条第8項に規定する特定個人情報をいう。
 「保有個人情報」とは、本学の役員又は職員が職務上作成し又は取得した個人情報であって、本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして本学が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)第2条第2項に規定する法人文書に記録されているものに限る。
 「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
 「法定代理人」とは、未成年者又は成年被後見人の法定代理人をいう。
 「任意代理人」とは、本人の委任による代理人をいう。
 「代理人」とは法定代理人及び任意代理人をいう。
第2章 開示、訂正及び利用停止
第1節 開示
(開示請求の受付)
第4条 本学の保有個人情報についての開示請求は、総務部総務課において次に定めるところにより受け付ける。
 開示請求を受け付けるときは、開示請求に係る保有個人情報の開示請求者(本人又は代理人をいう。以下同じ。)に別記様式第1号の保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに、第10条に定める手数料を徴収する。この場合において、開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
 開示請求書を受理したときは、開示請求者に開示請求書の副本1部及び手数料受領書を交付するとともに、開示請求書の写しを開示請求のあった当該個人情報が記録されている法人文書を保有する部課等に送付する。
(本人確認手続等)
第5条 保有個人情報の開示請求の受付に際しては、開示請求者が開示請求に係る保有個人情報の本人であることを確認しなければならない。
 本人確認は、開示請求書に記載されている開示請求者の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている書類であって以下に掲げるもののいずれかにより行うものとする。
 運転免許証
 健康保険の被保険者証
 番号法第2条第7項に規定する個人番号カード
 出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に規定する在留カード
 日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第7条第1項に規定する特別永住者証明書
 その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求をする者が本人であることを確認するに足りるもの
 送付により開示請求がされた場合には、前項の規定にかかわらず、次に掲げる書類により確認するものとする。
 前項に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの
 その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして本学が適当と認める書類であって、開示請求をする日前30日以内に作成されたもの
 法第76条第2項の規定により代理人から開示請求があった場合には、次に掲げる書類の提示又は提出により確認するものとする。
 法定代理人の場合 戸籍謄本その他その資格を証明する書類(開示請求日前30日以内に作成されたものに限る。)に加え、前2項に規定する書類
 任意代理人の場合 前2項に規定する書類に加え、委任状(開示請求日前30日以内に作成されたものに限る。)及び以下いずれかの書類
 委任状の本人の押印が実印である場合 本人の印鑑登録証明書(開示請求日前30日以内に作成されたものに限る。)
 委任状の本人の押印が実印でない場合 本人の第2項に規定する書類の複写物
 前項に規定する代理人の資格を証明する書類のうち委任状は、個人情報に係る開示請求については別記様式第2号、特定個人情報に係る開示請求については別記様式第3号によるものとする。
 開示請求をした代理人から、当該開示請求に係る保有固有情報の開示を行う前に、その資格の喪失の届け出があった場合は、当該開示請求は取り下げられたものとする。
(開示等の検討)
第6条 学長は、個人情報の開示、不開示(以下「開示等」という。)を決定するに当たって、当該保有個人情報を保有する部課等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて情報公開・個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)に意見を求める。
 開示等の審査基準は、学長が別に定める。
(開示等の決定)
第7条 学長は、法第77条第3項に規定する補正に要した日数を除き、開示請求があった日から30日以内に開示等の決定を行う。
 学長は、法第83条第2項の規定により開示等の決定を30日以内の期間で延長するときは、別記様式第4号により当該開示請求者に通知する。
 学長は、法第84条の規定により、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分を期間内に決定し、除く残りの部分について決定する期間を延長するときは、別記様式第5号により当該開示請求者に通知する。
 学長は、法第85条第1項により事案を行政機関等(法第2条第11項に規定する行政機関等をいう。以下同じ。)の長に移送するときは、別記様式第6号によるものとし、併せて別記様式第7号により当該開示請求者に通知する。
 学長は、法第86条第1項及び第2項の規定により第三者(法第86条第1項に規定する第三者をいう。以下同じ。)から意見を聴取するときは、別記様式第8号又は別記様式第9号により当該第三者に通知し、別記様式第10号により意見を聴取する。
 学長は、法第86条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときは、別記様式第11号により当該第三者に通知する。
 学長は、開示等の決定をしたときは、別記様式第12号又は別記様式第13号により当該開示申請者に通知する。
(電磁的記録の開示の方法)
第8条 法第87条第1項の規定に基づく電磁的記録についての開示の方法は、文書及び図画として出力した書類の閲覧若しくは送付とする。
(開示の実施)
第9条 学長は、法第87条第3項の規定により文書の開示を受ける者から別記様式第14号による個人情報の開示の実施方法等申出書が提出されたときは、開示を受ける者の便宜を図って開示を実施する。
 保有個人情報の開示に当たっては、開示を受ける者が開示請求者であることの確認をしなければならない。本人確認の手続は、第5条第2項から第5項の規定を準用する。
 保有個人情報の開示は、原則として総務部総務課において実施する。
 開示を受ける者が保有個人情報の写しの送付による開示の実施を希望する場合は、送料を郵便切手で徴収するものとする。
(手数料)
第10条 手数料は、開示請求に係る保有個人情報1件につき300円とする。
 学長は、特定個人情報の開示を受ける者が経済的困難により前項に規定する手数料を納付する資力がないと認めるときは、手数料を免除することができる。
(移送された事案)
第11条 法第85条第1項の規定により行政機関等から移送された事案に係る開示等の検討、決定及び開示の実施等は、第6条から第9条の規定に基づき行うものとする。
第2節 訂正
(訂正請求の受付)
第12条 本学の保有個人情報についての訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)請求は、総務部総務課において次に定めるところにより受け付ける。
 訂正請求を受け付けるときは、訂正請求に係る保有個人情報の訂正請求者(本人又は代理人をいう。以下同じ。)に別記様式第15号の保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)を提出させるものとする。この場合において、訂正請求書に形式上の不備があるときは、訂正請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
 訂正請求書を受理したときは、訂正請求者に訂正請求書の副本1部を交付するとともに、訂正請求書の写しを訂正請求のあった当該個人情報を保有する部課等に送付する。
(本人確認手続等)
第13条 保有個人情報の訂正請求に際しての本人確認の手続は、第5条第2項から第4項の規定を準用する。
 代理人の資格を証明する書類のうち委任状は、個人情報に係る訂正請求については別記様式第16号、特定個人情報に係る訂正請求については別記様式第17号によるものとする。
(訂正等の検討)
第14条 学長は、訂正等を決定するに当たって、当該保有個人情報を保有する部課等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に意見を求める。
(訂正等の決定)
第15条 学長は、法第91条第3項に規定する補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に訂正等の決定を行う。
 学長は、法第94条第2項の規定により開示等の決定を30日以内の期間で延長するときは、別記様式第18号により当該訂正請求者に通知する。
 学長は、法第95条の規定により、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、別記様式第19号により当該訂正請求者に通知する。
 学長は、法第96条第1項の規定により事案を行政機関等の長に移送するときは、別記様式第20号によるものとし、併せて別記様式第21号により当該訂正請求者に通知する。
 学長は、訂正等の決定をしたときは、別記様式第22号又は別記様式第23号により当該訂正申請者に通知する。
(移送された事案)
第16条 法第96条第1項の規定により行政機関等から移送された事案に係る訂正等の検討及び決定は、前2条の規定に基づき行う。
(訂正決定に伴う個人情報の提供先への通知)
第17条 学長は、法第97条の規定により、訂正決定に基づき保有個人情報の訂正を行った場合、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に別記様式第24号により通知するものとする。
 第15条第4項により移送した事案が、移送した行政機関等において訂正決定されたときは、当該訂正決定に基づき訂正の実施をするものとする。
第3節 利用停止
(利用停止請求の受付)
第18条 本学の保有個人情報についての利用停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)請求は、総務部総務課において次に定めるところにより受け付ける。
 利用停止請求を受け付けるときは、利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止請求者(本人又は代理人をいう。以下同じ。)に別記様式第25号の保有個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)を提出させるものとする。この場合において、利用停止請求書に形式上の不備があるときは、利用停止請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
 利用停止請求書を受理したときは、利用停止請求者に利用停止請求書の副本1部を交付するとともに、利用停止請求書の写しを利用停止請求のあった当該個人情報を保有する部課等に送付する。
(本人確認手続等)
第19条 保有個人情報の利用停止請求の受付に際しての本人確認の手続は、第5条第2項から第4項の規定を準用する。
 代理人の資格を証明する書類のうち委任状は、個人情報に係る利用停止請求については別記様式第26号、特定個人情報に係る利用停止請求については別記様式第27号によるものとする。
(利用停止等の検討)
第20条 学長は、利用停止等を決定するに当たって、当該保有個人情報を保有する部課等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に意見を求める。
(利用停止等の決定)
第21条 学長は、法第99条第3項に規定する補正に要した日数を除き、利用停止請求があった日から30日以内に利用停止等の決定を行う。
 学長は、法第102条第2項の規定により利用停止等の決定を30日以内の期間で延長するときは、別記様式第28号により当該利用停止請求者に通知する。
 学長は、法第103条の規定により、利用停止決定等の決定に特に長期間を要すると認めるときは、別記様式第29号により当該利用停止請求者に通知する。
 学長は、利用停止等の決定をしたときは、別記様式第30号又は別記様式第31号により当該利用停止申請者に通知する。
第3章 審査請求
(審査請求に係る諮問及び裁決)
第22条 学長は、法第105条第1項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは、次に掲げる様式を用いる。
 開示決定等について諮問する場合 別記様式第32号
 訂正決定等について諮問する場合 別記様式第33号
 利用停止決定等について諮問する場合 別記様式第34号
 開示請求、訂正請求、利用停止請求に係る不作為について諮問する場合 別記様式第35号
 学長は、前項により諮問をした場合において、法第105条第2項の規定により同項に掲げる者に通知するときは、別記様式第36号により行う。
第4章 その他
(適用除外)
第23条 法第122条第2項に基づき、保有個人情報のうち、まだ分類その他の整理が行われていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが著しく困難であるものは、本規定の適用については、保有されていないものとみなす。
(開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等)
第24条 法第125条第2項に基づき、学長は、開示請求、訂正請求又は利用停止請求(以下この条において「開示請求等」という。)をしようとする者がそれぞれ容易かつ的確に開示請求等をすることができるよう、本学の保有個人情報の特定又は当該提案に資する情報の提供その他開示請求等をしようとする者の利便を考慮した適切な措置を講ずるものとする。
(雑則)
第25条 この規則に定めるもののほか、個人情報開示等の実施に関して必要な事項は、学長が別に定める。
附 則
この規則は、平成17年4月1日から施行する。
附 則
この規則は、平成20年7月31日から施行する。
附 則
この規則は、平成22年4月1日から施行する。
附 則
この規則は、平成23年4月1日から施行する。
附 則
 この規則は、平成24年7月9日から施行する。
 第5条、第13条及び第19条に定める本人確認手続等において、出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律(平成21年法律第79号)第4条の規定による廃止前の外国人登録法(昭和27年法律第125号。以下「旧外国人登録法」という。)に規定する外国人登録証明書は、次に掲げる日まで在留カード又は特別永住者証明書とみなす。
 在留カードとみなす期限(中長期在留者) 永住者は平成27年7月8日、それ以外の者は在留期間満了の日
 特別永住者証明書とみなす期限(特別永住者) 外国人登録証明書に記載されている旧外国人登録法に基づく次回確認(切替)申請期間の始期である誕生日又は平成27年7月8日のいずれか遅い日
 旧外国人登録法に規定する外国人登録原票の写しは、その外国人登録原票が作成された日から起算して30日を経過するまでの間は、第5条第2項に掲げる書類とみなす。
附 則
この規則は、平成28年6月8日から施行し、改正後の国立大学法人一橋大学個人情報開示等取扱規則の規定は、平成28年4月1日から適用する。
附 則
この規則は、令和元年9月19日から施行する。
附 則
この規則は、令和2年10月1日から施行する。
附 則
この規則は、令和4年4月1日から施行する。
附 則
この規則は、令和5年2月1日から施行し、改正後の国立大学法人一橋大学個人情報開示、訂正及び利用停止に係る手続に関する規則の規定は、令和4年4月1日から適用する。
別記様式第1号(第4条第1項第1号関係)
別記様式第1号(第4条第1項第1号関係)
別記様式第1号(第4条第1項第1号関係)
別記様式第1号(第4条第1項第1号関係)
別記様式第1号(第4条第1項第1号関係)
別記様式第2号(第5条第5項関係)
別記様式第2号(第5条第5項関係)
別記様式第3号(第5条第5項関係)
別記様式第3号(第5条第5項関係)
別記様式第4号(第7条第2項関係)
別記様式第4号(第7条第2項関係)
別記様式第5号(第7条第3項関係)
別記様式第5号(第7条第3項関係)
別記様式第6号(第7条第4項関係)
別記様式第6号(第7条第4項関係)
別記様式第7号(第7条第4項関係)
別記様式第7号(第7条第4項関係)
別記様式第8号(第7条第5項関係)
別記様式第8号(第7条第5項関係)
別記様式第9号(第7条第5項関係)
別記様式第9号(第7条第5項関係)
別記様式第10号(第7条第5項関係)
別記様式第10号(第7条第5項関係)
別記様式第10号(第7条第5項関係)
別記様式第11号(第7条第6項関係)
別記様式第11号(第7条第6項関係)
別記様式第12号(第7条第7項関係)
別記様式第12号(第7条第7項関係)
別記様式第12号(第7条第7項関係)
別記様式第13号(第7条第7項関係)
別記様式第13号(第7条第7項関係)
別記様式第14号(第9条関係)
別記様式第14号(第9条関係)
別記様式第15号(第12条関係)
別記様式第15号(第12条関係)
別記様式第15号(第12条関係)
別記様式第15号(第12条関係)
別記様式第16号(第13条第2項関係)
別記様式第16号(第13条第2項関係)
別記様式第17号(第13条第2項関係)
別記様式第17号(第13条第2項関係)
別記様式第18号(第15条第2項関係)
別記様式第18号(第15条第2項関係)
別記様式第19号(第15条第3項関係)
別記様式第19号(第15条第3項関係)
別記様式第20号(第15条第4項関係)
別記様式第20号(第15条第4項関係)
別記様式第21号(第15条第4項関係)
別記様式第21号(第15条第4項関係)
別記様式第22号(第15条第5項関係)
別記様式第22号(第15条第5項関係)
別記様式第23号(第15条第5項関係)
別記様式第23号(第15条第5項関係)
別記様式第24号(第17条第1項関係)
別記様式第24号(第17条第1項関係)
別記様式第25号(第18条第1項関係)
別記様式第25号(第18条第1項関係)
別記様式第25号(第18条第1項関係)
別記様式第25号(第18条第1項関係)
別記様式第25号(第18条第1項関係)
別記様式第26号(第19条第2項関係)
別記様式第26号(第19条第2項関係)
別記様式第27号(第19条第2項関係)
別記様式第27号(第19条第2項関係)
別記様式第28号(第21条第2項関係)
別記様式第28号(第21条第2項関係)
別記様式第29号(第21条第3項関係)
別記様式第29号(第21条第3項関係)
別記様式第30号(第21条第4項関係)
別記様式第30号(第21条第4項関係)
別記様式第31号(第21条第4項関係)
別記様式第31号(第21条第4項関係)
別記様式第32号(第22条第1項第1号関係)
別記様式第32号(第22条第1項第1号関係)
別記様式第32号(第22条第1項第1号関係)
別記様式第33号(第22条第1項第2号関係)
別記様式第33号(第22条第1項第2号関係)
別記様式第33号(第22条第1項第2号関係)
別記様式第34号(第22条第1項第3号関係)
別記様式第34号(第22条第1項第3号関係)
別記様式第34号(第22条第1項第3号関係)
別記様式第35号(第22条第1項第4号関係)
別記様式第35号(第22条第1項第4号関係)
別記様式第35号(第22条第1項第4号関係)
別記様式第35号(第22条第1項第4号関係)
別記様式第36号(第22条第2項関係)
別記様式第36号(第22条第2項関係)