一橋大学

一橋講堂 ご利用案内

国立大学法人一橋大学 一橋大学一橋講堂利用案内窓口

本学では、国際会議、学会、講演会、シンポジウムなどにご利用いただける各種会議室をご用意しております。国立大学法人等の関係者のみならず、一般の方もご利用できますので、ぜひ、ご活用ください。

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NEW! お知らせ

平成26年8月19日(火)から会議室の予約方法等が変わります(平成26年8月8日(金)から変更となりました)(重要、平成26年7月)

 今回の主たる変更内容は次のとおりです。

1.予約担当者と利用責任者の役割を明確化

1)予約担当者と利用責任者の役割

  • 予約担当者:会議室の予約、変更及び支払など、会議室の利用に係る本学との窓口及び事務手続きを行う者(大学や学会の事務担当者や、催事の委託を受けた担当者を想定しています。)
  • 利用責任者:会議室の利用に係る総責任を有する者(催事を開催する主催者の長を想定しています。)

2)利用IDとパスワード

 予約担当者に対して、会議室予約システムの利用等に必要な利用IDとパスワードが必要となりますが、利用IDは電子メールアドレスとし、パスワードは予約担当者が自ら設定していただきます。

3)利用料の適用

 利用料は予約担当者の組織ではなく、主催者または利用責任者の組織等を適用します。

4)既存の利用者番号

 これまで利用責任者に対して発行してきた利用者番号でも今後の利用が可能ですが、予約担当者と利用責任者の役割を明確化したことを踏まえ、この役割に添った対応をしてくださるようお願いします。
 なお、現状の利用者番号での予約を、新たな利用IDに変更を希望する方は、次の内容で電子メールにて連絡をお願いします。

  • 宛先: yoyakukanri@hitotsubashi-hall.jp
  • 件名:既存の予約を利用IDに変更
  • 内容:現在の利用者番号での予約を新しい利用IDに変更願います。
     現在の利用者番号: 12345
     新しい利用ID  : newid@abcde.ac.jp

2.予約後、2週間以内に本予約又は取消を選択

1)会議室の予約をした日から2週間以内に予約を確定する本予約又は取消を行うこととし、2週間以内に本予約又は取消を行わなかった場合、当該予約は自動的に取り消しとなりますのでご注意願います。
 本予約が行われ、承認された段階で利用承認書を送付します。

2)予約した日が、キャンセル料が発生する利用日に含まれている場合は、自動的に本予約となります。

3)本予約後、キャンセル料が発生する期間に取消した場合は、これまでどおり、キャンセル料がかかりますのでご注意願います。

4)平成26年8月18日までに予約したものについては、全て本予約したものとさせていただきます。

3.予約システムで、予約変更や取消が可能

 これまで利用申込書や予約取消申請書の提出にて行っていた予約した会議室の追加や取消は、今後は予約担当者が会議室予約システムからの操作で可能となります。

4.予約システムで、キャンセル待ちが可能

 既に他の者が予約している会議室(本予約済みは不可)の利用を希望する予約担当者は、会議室予約システムでキャンセル待ち(1件のみ)ができます。
 キャンセル待ちの会議室が取消された場合は、キャンセル待ちが予約に変更され、予約担当者に連絡されます。
 また、キャンセル待ちの会議室が本予約になった場合は、キャンセル待ちを取り消したことを、予約担当者に連絡します。

5.予約システムで、会議に係るオーダーが可能

 これまで会議名称の表示や会議室の間仕切りなどの会議運営に係る情報や、利用する備品等については「機材等オーダー用紙」の提出で行っておりましたが、今後は予約担当者が会議室予約システムの操作で可能となります。

6.予約担当者との連絡等は電子メールに変更

 予約、本予約、予約の変更や取消、キャンセル待ち等の予約情報や、利用承認書、利用変更承認書、見積書及び請求書の送付は、予約担当者宛に電子メールにて送付いたしますので、予約担当者の方は電子メールにて確認をお願いします。

7.その他

1)予約画面

 無駄な画面の遷移を無くし、1画面にて利用したい会議室の検索を可能としました。

2)予約状況等

 利用IDにて会議室予約システムに接続した際に、最新の予約や本予約の一覧が表示され、該当する会議室を選択することにより操作可能な機能が利用できます。

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